隨著人工智能技術(shù)的飛速發(fā)展，其在活動領(lǐng)域的應(yīng)用也呈現(xiàn)出爆炸性增長。根據(jù)Global DMC Partner最新發(fā)布的2024年第三季度會議與活動脈搏調(diào)查報告(Q3 2024 Meetings & Events Pulse Survey)，自2023年以來，活動領(lǐng)域中AI的應(yīng)用率激增了60%，顯示出組織者們對于利用AI優(yōu)化活動流程的強烈興趣和需求。

報告指出，目前有48%的策劃者正在使用包括ChatGPT、Jasper、Midjourney、Fathom和Descript在內(nèi)的AI工具，以提高工作效率和活動質(zhì)量。這一增長主要體現(xiàn)在內(nèi)容改進、場地選擇和市場營銷支持等方面。特別是聊天機器人、語法和改寫工具、內(nèi)容創(chuàng)作工具、圖像生成工具和筆記工具等，已成為策劃者們最常使用的AI工具。

在預算趨勢方面，報告揭示了不同地區(qū)策劃者在預算方面的差異。其中，44%的美國和加拿大策劃者報告了預算增加，而國際策劃者中只有27%的人看到了預算的增長。這表明國際策劃者在預算方面可能面臨更大的挑戰(zhàn)。

成本挑戰(zhàn)方面，報告強調(diào)了策劃者在與酒店和場地合作時面臨的主要問題，包括住宿、餐飲和音像服務(wù)成本的上升。大約80%的策劃者受到酒店價格上漲的影響，超過70%的策劃者面臨更高的音像服務(wù)成本。這些成本的增加往往導致預算增長不足以覆蓋通貨膨脹，限制了策劃者在活動中添加創(chuàng)意或體驗元素的能力。預算趨勢：

1、44%的美國/加拿大策劃者報告預算增加

2、只有27%的國際策劃者看到了預算增加

3、酒店價格上漲（影響約80%的策劃者）

4、食品和飲料成本增加

5、音頻視覺服務(wù)價格上漲（影響超過70%的策劃者） 預算增加往往不足：限制了在活動中添加創(chuàng)意或體驗元素的能力 

6、與酒店和場地合作時，住宿、餐飲和音像成本上升是主要挑戰(zhàn)

報告還提到，盡管預算增加，但57%的策劃者表示預算增長僅為10-20%，這通常無法覆蓋通貨膨脹，也限制了在活動中添加創(chuàng)意或體驗元素的能力。

在當前經(jīng)濟環(huán)境下，活動策劃者面臨著不斷上升的成本挑戰(zhàn)，這要求他們采取創(chuàng)新和有效的策略來優(yōu)化預算并保持活動的質(zhì)量和吸引力。

為了應(yīng)對這一趨勢，許多策劃者已經(jīng)開始探索和實施一系列成本控制措施，旨在減少開支、提高效率并創(chuàng)造更大的價值。從減少參與者人數(shù)到利用虛擬平臺，再到與贊助商合作，這些策略不僅幫助組織者適應(yīng)財務(wù)壓力，還促進了行業(yè)內(nèi)部的創(chuàng)新和可持續(xù)性發(fā)展。

隨著成本管理成為活動策劃的關(guān)鍵組成部分，了解和采用這些策略對于確?；顒映晒拓攧?wù)健康的組織者來說至關(guān)重要。報告統(tǒng)計了活動策劃者采取的不同策略來抵消成本增加的頻率。以下是對各項措施的解釋：

1、減少參與者人數(shù) (Reducing attendee numbers)：有些策劃者會通過減少活動參與人數(shù)來降低成本。

2、提供餐飲代金券/餐飲禮品卡/餐飲信用額度 (Providing meal vouchers/dining gift cards/dining credit)：通過提供餐飲相關(guān)的優(yōu)惠來控制餐飲成本，同時可能增加參與者的滿意度。

3、增加休閑時間 (Building in more leisure time)：在活動中安排更多的自由活動時間，可能減少對專業(yè)娛樂或團體活動的需求，從而降低總成本。

4、合并/減少每年活動的數(shù)目 (Consolidating/reducing the number of programs per year)：通過減少一年內(nèi)舉辦的活動數(shù)量，可以集中資源和預算，提高單個活動的效率和效果。

5、將面對面的活動改為虛擬活動 (Changing in-person programs to virtual programs)：由于虛擬活動通常不需要場地和旅行費用，因此可以顯著降低成本。

6、減少音像成本 (Cutting back on A/V costs)：通過減少或優(yōu)化視聽設(shè)備的使用來降低成本。

7、在多個活動中重復使用活動裝飾/材料 (Reusing event decor/materials across multiple programs)：通過在多個活動中重復使用裝飾和材料，減少每次活動的裝飾成本。

8、減少活動天數(shù) (Reducing the # of days of the program)：縮短活動時長可以減少場地租賃、人員和其他相關(guān)成本。

9、選擇在游輪上舉辦活動 (Choosing to host program on a cruise)：游輪活動可能包括住宿、餐飲和娛樂在內(nèi)的打包服務(wù)，有時候可以提供成本效益。

10、提前簽約 (Early contracting)：提前與供應(yīng)商簽約可能幫助鎖定更優(yōu)惠的價格，避免臨近活動時成本上升。

11、利用贊助 (Leveraging sponsorships)：通過尋找贊助商來分擔活動成本，贊助商可能提供資金、產(chǎn)品或服務(wù)。

12、使用拼車服務(wù)（例如：Uber, Lyft）進行轉(zhuǎn)移 (Using car-share services (e.g.: Uber, Lyft) for transfers)：使用共享出行服務(wù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)交通方式，可能在某些情況下更經(jīng)濟。

總體而言，這份報告為我們提供了活動領(lǐng)域中AI應(yīng)用的深入洞察，以及策劃者在預算和成本管理方面面臨的挑戰(zhàn)。隨著AI技術(shù)的不斷進步和應(yīng)用的廣泛化，預計未來這一趨勢將持續(xù)增長，為活動策劃和執(zhí)行帶來更多創(chuàng)新和效率。