由Skift Meetings和IMEX發(fā)起，與多個行業(yè)合作伙伴共同贊助完成的《有意義的會議：會議活動積極影響指南》（Meetings With Meaning An Introductory Guide to Harnessing thePositive Impacts of Meetings and Events）深入探討了會議和活動如何成為推動社會變革和實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標的催化劑。本報告通過一系列案例研究和專家分析，揭示了會議行業(yè)的轉型潛力，以及如何通過戰(zhàn)略規(guī)劃和創(chuàng)新實踐，實現(xiàn)會議的長遠積極影響。

調(diào)研背景

隨著全球?qū)Νh(huán)境和社會責任的關注日益增加，會議行業(yè)正面臨著重新定義其價值和影響力的挑戰(zhàn)。據(jù)估計，會議和活動行業(yè)每年產(chǎn)生全球約10%的碳排放，這強調(diào)了行業(yè)在環(huán)境影響方面的責任。本報告的目的在于探索會議如何超越傳統(tǒng)的經(jīng)濟效益，通過創(chuàng)造積極的社會、文化和環(huán)境影響來提升其價值，并為會議組織者提供實現(xiàn)這些目標的具體策略和工具。

關注哪些影響？

當專業(yè)人士面對影響（impact）感到不知所措時，本報告建議應該從以下五個領域開始著手，考慮影響力：

1. 內(nèi)容影響（Content Impact）：制作具有明確目標的內(nèi)容，并理解人們想要如何利用這些內(nèi)容。

2. 活動設計影響（Event Design Impact）：嘗試學習格式的創(chuàng)新，比如會議中的時間分配，平衡會議環(huán)節(jié)與網(wǎng)絡建設活動，以及健康和福利等其他方面的活動設計。

3. 規(guī)劃影響（Planning Impact）：創(chuàng)建適當?shù)膶嵤┎呗?，比如包含變革理論的impact計劃。

4. 遺產(chǎn)影響（Legacy Impact）：通過長期、有形的行動和項目，將會議的積極效應擴展到活動之外，融入社區(qū)。

5. 邊緣影響（Fringe Impacts）：理解活動可能會被外部團體用于創(chuàng)造影響，如為了某個事業(yè)的節(jié)日或工業(yè)劇院作品。

主要發(fā)現(xiàn)與觀點

會議作為變革的催化劑

社會影響：會議和活動是促進知識交流、社區(qū)參與和文化理解的重要平臺。通過精心設計，會議可以成為推動社會變革和提高公眾意識的工具，如EASL的“愛你的肝”項目，通過公共宣傳活動和學校參與，顯著提高了對肝臟健康的認識。

經(jīng)濟影響：會議對當?shù)亟?jīng)濟的貢獻不僅限于參會者的直接消費。通過吸引投資、促進行業(yè)發(fā)展和創(chuàng)造就業(yè)機會，會議可以為目的地帶來長期的經(jīng)濟效益。例如，Destination Canada的研究顯示，會議對政策影響、財務影響和智力影響產(chǎn)生了顯著的積極效果。

環(huán)境影響：會議行業(yè)對環(huán)境的影響可以通過可持續(xù)的實踐和創(chuàng)新來減輕。例如，通過采用混合型活動、減少廢物和提高能源效率，會議可以減少其生態(tài)足跡，同時為參與者提供更環(huán)保的體驗。

會議設計的戰(zhàn)略意義

價值創(chuàng)造：會議和活動的設計應超越短期目標，考慮其對參與者、當?shù)厣鐓^(qū)和環(huán)境的長期價值。通過與利益相關者的合作，會議可以產(chǎn)生更深遠的社會和文化影響，同時提高其戰(zhàn)略價值。

參與者體驗：會議的體驗設計應考慮如何最大化參與者的參與度和滿意度。通過提供有意義的內(nèi)容、互動的機會和包容性的環(huán)境，會議可以提高參與者的參與度，從而增加其積極影響。

技術的應用：技術在會議設計中扮演著越來越重要的角色。通過使用數(shù)字工具和平臺，會議可以擴大其影響力，提高參與度，并為參與者提供更豐富的體驗。

實施策略與評估框架

Meet4Impact's Theory of Change 是一個用于規(guī)劃和評估會議或活動影響力的框架。它是一個系統(tǒng)化的模型，幫助會議策劃者明確他們希望實現(xiàn)的變革類型、預期的影響以及如何通過一系列邏輯相連的步驟來實現(xiàn)這些目標。這個理論通常包括以下幾個關鍵組成部分：

長期愿景（Long-term Vision）：定義會議或活動的最終目標和愿景，這通常是對參會者、社區(qū)或整個行業(yè)產(chǎn)生持久積極影響的描述。

戰(zhàn)略目標（Strategic Objectives）：為了實現(xiàn)長期愿景，需要設定具體的戰(zhàn)略目標。這些目標是具體的、可衡量的，并且通常與組織的使命和價值觀相一致。

假設（Assumptions）：在規(guī)劃過程中，會做一些假設，比如參會者的需求、市場狀況或外部環(huán)境因素。這些假設會影響戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

關鍵活動和策略（Key Activities and Strategies）：確定為實現(xiàn)戰(zhàn)略目標而需要執(zhí)行的關鍵活動和策略。這些活動和策略應該是可行的，并且能夠推動實現(xiàn)預期的變化。

短期和中期成果（Short-term and Medium-term Outcomes）：這些是實施關鍵活動和策略后期望實現(xiàn)的直接成果。它們是向長期愿景邁進的中間步驟。

衡量和評估（Measurement and Evaluation）：建立一套指標和工具來衡量和評估活動的進展和成果。這有助于了解是否按計劃實現(xiàn)目標，并為調(diào)整策略提供依據(jù)。

持續(xù)改進（Continuous Improvement）：基于評估結果，對活動規(guī)劃和實施過程進行持續(xù)改進，以提高未來活動的影響力。

Meet4Impact 的 Theory of Change 框架強調(diào)了從策劃到執(zhí)行再到評估的全過程，確保每一步都有助于實現(xiàn)最終的長期愿景。通過這個框架，會議策劃者可以更系統(tǒng)地思考如何通過他們的活動創(chuàng)造有意義的變化，并在實踐中不斷優(yōu)化以達到最佳效果。

未來趨勢

會議行業(yè)將繼續(xù)向更加可持續(xù)和負責任的方向發(fā)展。隨著技術的進步和社會期望的提高，會議組織者將需要采用創(chuàng)新的方法來提高會議的質(zhì)量和影響。這包括采用更環(huán)保的實踐、利用技術提高參與度和體驗，以及與當?shù)厣鐓^(qū)和利益相關者更緊密地合作。

《有意義的會議》報告強調(diào)了會議和活動在推動社會進步和實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標方面的潛力。通過戰(zhàn)略規(guī)劃和創(chuàng)新實踐，會議組織者可以創(chuàng)造更具意義和持久價值的事件，為參與者、當?shù)厣鐓^(qū)和環(huán)境帶來長期的利益。

會議和活動行業(yè)正處于一個轉折點，面臨著重新定義其價值和影響力的挑戰(zhàn)。本報告提供了一個框架和一系列工具，幫助會議組織者超越傳統(tǒng)的經(jīng)濟效益，通過創(chuàng)造積極的社會、文化和環(huán)境影響來提升會議的價值。通過將影響作為核心考慮因素，會議可以成為推動變革和實現(xiàn)長期目標的重要工具。