隨著全球化的深入發(fā)展，國際協(xié)會(huì)會(huì)議作為促進(jìn)全球合作與交流的重要平臺(tái)，其運(yùn)作模式和效率受到了廣泛關(guān)注。近期，國際協(xié)會(huì)聯(lián)盟（Union of International Associations，UIA）發(fā)布了第12次國際協(xié)會(huì)會(huì)議問題調(diào)研報(bào)告（UIA Survey on International Association Meeting Issues –2024），旨在評(píng)估3年后，新冠疫情對(duì)全球旅行、會(huì)議行業(yè)以及國際協(xié)會(huì)會(huì)議行為的影響，挖掘了12個(gè)主要問題。

從2016年至2023年國際會(huì)議數(shù)量的變化趨勢，可以看出在2019年達(dá)到高峰后，由于疫情的影響，2020年會(huì)議數(shù)量顯著下降，隨后幾年雖有所恢復(fù)，但仍未達(dá)到2019年的水平（2023年舉辦的國際協(xié)會(huì)會(huì)議僅僅是2019年的6成，而且數(shù)量居然比2022年還要少）。

2016年：15109次會(huì)議

2017年：14823次會(huì)議

2018年：14810次會(huì)議

2019年：15835次會(huì)議

2020年：10041次會(huì)議

2021年：10404次會(huì)議

2022年：11200次會(huì)議

2023年：9491次會(huì)議

調(diào)研的目的是了解協(xié)會(huì)在規(guī)劃和組織國際活動(dòng)時(shí)的變，并為組織國際會(huì)議的各方提供對(duì)歷年變化和當(dāng)前環(huán)境挑戰(zhàn)的感知。該調(diào)研對(duì)于理解國際會(huì)議的新趨勢、優(yōu)化會(huì)議組織流程、提高會(huì)議效率具有重要意義。

調(diào)研以英語、法語和西班牙語提供問卷，包含簡單的是非題和多項(xiàng)選擇題。調(diào)研對(duì)象為UIA的會(huì)員組織，共約1000個(gè)國際協(xié)會(huì)和國際組織參與了調(diào)研，覆蓋了《國際組織年鑒》中不同組織機(jī)構(gòu)類型范圍。

主要發(fā)現(xiàn)

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)組織在2021至2024年間持續(xù)舉辦一個(gè)或多個(gè)重要的國際會(huì)議。會(huì)議代表人數(shù)分布有所變化，且多數(shù)組織預(yù)計(jì)在線/混合模式將成為長期運(yùn)作的一部分。技術(shù)挑戰(zhàn)、人工智能的應(yīng)用、以及會(huì)議相關(guān)業(yè)務(wù)收入的預(yù)期變化也是調(diào)研的關(guān)鍵發(fā)現(xiàn)。具體而言：

問題 #1：舉辦國際會(huì)議的情況

2021年、2023年和2024年，均有99%的組織表示他們舉辦了一個(gè)或多個(gè)重要的國際會(huì)議，顯示了持續(xù)的高參與度。

問題 #2：會(huì)議代表人數(shù)

2024年，25%的會(huì)議代表人數(shù)不超過50人，17%在51-100人之間，24%在101-250人之間，顯示小型會(huì)議占主導(dǎo)。

問題 #3：在線/混合模式的預(yù)期

2024年，61%的組織預(yù)計(jì)在線/混合模式將成為他們重要活動(dòng)的一部分，表明未來會(huì)議模式的轉(zhuǎn)變。

問題 #4：技術(shù)挑戰(zhàn)

2024年，58%的組織表示硬件要求是技術(shù)挑戰(zhàn)之一，而4%表示互聯(lián)網(wǎng)速度/質(zhì)量是問題，顯示對(duì)高質(zhì)量技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的需求。

問題 #5：人工智能的應(yīng)用

59%的組織表示使用人工智能解決方案，17%不使用，24%不知道，顯示AI在會(huì)議中的應(yīng)用正在增加。

問題 #6：會(huì)議業(yè)務(wù)收入預(yù)期

2024年，41%的組織預(yù)計(jì)收入無變化，13%預(yù)計(jì)增長低于25%，而23%的組織不知道收入將如何變化，反映對(duì)未來收入預(yù)期的不確定性。

問題 #7：會(huì)議和訪客局（CVB）的咨詢情況

2024年，38%的組織表示他們不熟悉CVB提供的免費(fèi)服務(wù)，而11%和13%的組織在過去五年中咨詢過CVB或可能會(huì)在不久的將來咨詢CVB。

問題 #8：期望從CVB獲得的免費(fèi)服務(wù)

2024年，16%的組織期望從CVB獲得幫助找到合適場地的服務(wù)，15%期望財(cái)政援助，顯示對(duì)CVB服務(wù)的多樣化需求。

問題 #9：會(huì)議地點(diǎn)選擇的關(guān)鍵因素

未提供具體數(shù)據(jù)，但提到了設(shè)施和技術(shù)、住宿和代表物流、服務(wù)和支持、餐飲等關(guān)鍵因素。

問題 #10：國際或國家旅行參加會(huì)的關(guān)鍵因素

未提供具體數(shù)據(jù)，但提到了簽證問題、旅行的便捷性、費(fèi)用、健康/安全/安保問題等因素。

問題 #11：過去2-3年的積極發(fā)展

59%的組織表示使用人工智能解決方案，顯示技術(shù)在會(huì)議規(guī)劃中的重要性增加。

問題 #12：關(guān)于國際協(xié)會(huì)會(huì)議的其他評(píng)論

2024年，34%的組織表示他們可能會(huì)在不久的將來咨詢CVB，而38%表示他們不熟悉CVB提供的免費(fèi)服務(wù)，顯示對(duì)CVB服務(wù)認(rèn)知和利用的差異。

這些問題和數(shù)據(jù)提供了對(duì)國際協(xié)會(huì)會(huì)議當(dāng)前狀態(tài)和未來趨勢的深入了解，以及組織者在規(guī)劃和執(zhí)行這些會(huì)議時(shí)面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

主要觀點(diǎn)

調(diào)研顯示，盡管技術(shù)允許在線參與，但代表們更傾向于親自出席。此外，組織面臨著吸引新成員參與會(huì)議的挑戰(zhàn)，以及在學(xué)術(shù)年與重大活動(dòng)沖突時(shí)選擇會(huì)議日期的困難。

未來趨勢

調(diào)研預(yù)測，在線/混合會(huì)議模式將成為未來會(huì)議的常態(tài)，同時(shí)，對(duì)環(huán)境影響的考慮將促使組織在選擇會(huì)議模式和地點(diǎn)時(shí)更加謹(jǐn)慎。人工智能的應(yīng)用將進(jìn)一步擴(kuò)展到會(huì)議規(guī)劃的各個(gè)方面。盡管面臨諸多挑戰(zhàn)，國際協(xié)會(huì)會(huì)議仍然是國際合作不可或缺的一部分。組織需要適應(yīng)新的會(huì)議模式，利用技術(shù)提高效率，并在會(huì)議規(guī)劃中考慮環(huán)境影響。

總結(jié)

2024年國際協(xié)會(huì)會(huì)議問題調(diào)研提供了對(duì)當(dāng)前國際會(huì)議行業(yè)狀態(tài)的深入了解，揭示了組織在規(guī)劃和執(zhí)行國際會(huì)議時(shí)面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和全球環(huán)境的變遷，國際協(xié)會(huì)會(huì)議的組織者需要不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)這些變化，確保會(huì)議的有效性和可持續(xù)性。

附錄：調(diào)研問題

您的組織是否舉辦一個(gè)或多個(gè)重要的國際會(huì)議？

2. 通常有多少代表（不包括陪同人員和工作人員）參加您的重要國際會(huì)議？

3. 您是否期望在線/混合模式長期成為您的重要活動(dòng)（不僅僅是董事會(huì)或委員會(huì)會(huì)議）的一部分？

4.技術(shù)挑戰(zhàn)是否是一個(gè)問題？

是，尋找合適的平臺(tái)/服務(wù)有困難：2021年（11%），2023年（N/A），2024年（28%）

是，互聯(lián)網(wǎng)速度/質(zhì)量有困難：2021年（19%），2023年（N/A），2024年（4%）

是，電話/VOIP質(zhì)量有困難：2021年（4%），2023年（N/A），2024年（8%）

是，硬件要求有困難：2021年（5%），2023年（N/A），2024年（58%）

否，技術(shù)問題不多：2021年（55%），2023年（N/A），2024年（3%）

我不知道：2021年（6%），2023年（N/A），2024年（16%）

5. 您的組織是否使用人工智能（AI）解決方案？

6.與2023年相比，您認(rèn)為2024年您的活動(dòng)相關(guān)業(yè)務(wù)總收入將如何？

7.您在過去五年中是否咨詢過（城市、地區(qū)或國家）會(huì)議和訪客局（CVB）？

8.您期望從（城市、地區(qū)或國家）會(huì)議和訪客局（CVB）獲得哪些免費(fèi)服務(wù)？

9.您現(xiàn)在認(rèn)為在會(huì)議中心或其他會(huì)議地點(diǎn)舉辦活動(dòng)時(shí)哪些因素/方面重要/關(guān)鍵？

設(shè)施和技術(shù) (Facilities and Technology)

會(huì)議空間：大小和可配置性

場地：合適大小和房間數(shù)量

容量和質(zhì)量：足夠的空間

標(biāo)識(shí)、樓層圖和房間引導(dǎo)：幫助找到房間

網(wǎng)絡(luò)、餐廳和休息區(qū)：靠近會(huì)議室

視聽服務(wù)：Wi-Fi、互聯(lián)網(wǎng)、混合會(huì)議/視頻會(huì)議

同聲傳譯室：

兒童看護(hù)空間：

社交活動(dòng)/社交網(wǎng)絡(luò)區(qū)域：

可持續(xù)性和環(huán)境問題：

安全/安保：

無障礙/殘疾人特性：會(huì)場所有區(qū)域

住宿和代表物流 (Accommodation and Delegate Logistics)

附近酒店/步行可達(dá)選項(xiàng)：

場地：通過公共交通可達(dá)

服務(wù)和支持 (Service and Support)

客戶體驗(yàn)：

員工響應(yīng)性：

財(cái)務(wù)問題（Financial concerns）

場地成本：

主辦城市的補(bǔ)貼和補(bǔ)助：

場地和酒店的可負(fù)擔(dān)性：

風(fēng)險(xiǎn)/保險(xiǎn)：減員/取消/重新安排政策

餐飲 (Catering)

房間和餐飲選項(xiàng)的靈活性：

素食和特殊飲食選項(xiàng)：

附近餐廳：

10.您現(xiàn)在認(rèn)為哪些因素對(duì)于國際或國家旅行參加會(huì)議至關(guān)重要？

簽證問題或免簽訪問

物流：旅行計(jì)劃/預(yù)訂的便捷性

費(fèi)用：性價(jià)比

健康/安全/安保：疾病/大流行問題、疫苗接種要求；地緣政治問題；戰(zhàn)爭和恐怖主義

時(shí)間/日程/日歷：許多回應(yīng)提到了人們已經(jīng)很忙的日程安排，這給旅行安排和參加事件的理由帶來了壓力。旅行需要多長時(shí)間，轉(zhuǎn)機(jī)有多復(fù)雜？

會(huì)議內(nèi)容：參加是否有實(shí)際好處？是否有充足的時(shí)間和空間進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)交流？

交通方式：鐵路/火車代替飛機(jī)；目的地的公共交通；使用私家車。

環(huán)境問題：更傾向于選擇比飛行更環(huán)保的交通方式；CO2抵消；意識(shí)到碳足跡；可持續(xù)性。

“如果我們要旅行一次，最好在同一周內(nèi)安排幾個(gè)會(huì)議，以避免因財(cái)務(wù)和環(huán)境原因而進(jìn)行過多的旅行?！?/span>

11.過去2-3年中，您的協(xié)會(huì)或會(huì)議活動(dòng)中出現(xiàn)了哪些積極發(fā)展？

這個(gè)問題的回應(yīng)涵蓋了多個(gè)方面，包括對(duì)虛擬會(huì)議和混合活動(dòng)的熱衷、技術(shù)發(fā)展帶來的會(huì)議架構(gòu)/規(guī)劃的積極變化、成員和合作伙伴對(duì)當(dāng)前技術(shù)的適應(yīng)性增強(qiáng)，以及一些組織在嘗試使用當(dāng)前技術(shù)時(shí)遇到的挑戰(zhàn)和專業(yè)服務(wù)成本的高昂。以下是一些具體的回應(yīng)：

虛擬會(huì)議和混合活動(dòng)：許多組織對(duì)虛擬會(huì)議和混合活動(dòng)表示熱情。一些組織報(bào)告說，他們使用純在線活動(dòng)來舉辦較小型的會(huì)議，如理事會(huì)或委員會(huì)會(huì)議，以及工作組會(huì)議，包括那些計(jì)劃面對(duì)面活動(dòng)的會(huì)議。與會(huì)者指出，當(dāng)提供在線選項(xiàng)時(shí)，參與度有所增加，包括錄制的會(huì)議和海報(bào)會(huì)議。

面對(duì)面會(huì)議的趨勢：一些與會(huì)者提到了參與者希望親自見面的明顯趨勢，以及隨著大流行情況得到控制，出席人數(shù)的增加。

技術(shù)發(fā)展：幾位與會(huì)者提到了技術(shù)發(fā)展帶來的會(huì)議架構(gòu)/規(guī)劃的積極變化，以及整合新的溝通和信息工具的必要性。這些好處包括減少傳統(tǒng)任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間和降低成本。

技術(shù)適應(yīng)性：與會(huì)者注意到成員和合作伙伴對(duì)當(dāng)前技術(shù)的適應(yīng)性增強(qiáng)，從而允許新的會(huì)議、規(guī)劃和協(xié)作方式，這些方式更有效、更高效。

技術(shù)應(yīng)用的挑戰(zhàn)：一些人提到，對(duì)一些當(dāng)前技術(shù)的自己動(dòng)手方法并不總是成功的，而且專業(yè)服務(wù)的成本是令人望而卻步的。

12.您是否有關(guān)于國際協(xié)會(huì)會(huì)議的其他評(píng)論要分享？

這個(gè)問題的回答涉及了多個(gè)方面，包括對(duì)成員參與度的挑戰(zhàn)、會(huì)議日期選擇的困難、對(duì)減少國際旅行碳足跡的意識(shí)、組織者提供簽證和旅行文件信息的重要性、國際會(huì)議的高優(yōu)先級(jí)和安排上的挑戰(zhàn)、本地組織委員會(huì)的重要性、與CVB合作的需求、會(huì)議地點(diǎn)選擇過程、會(huì)議收入的變化、對(duì)AI技術(shù)的應(yīng)用、以及對(duì)會(huì)議的內(nèi)部溝通和外部吸引力的看法。以下是一些具體的回應(yīng)：

成員參與度：主要挑戰(zhàn)是讓成員協(xié)會(huì)的成員參與會(huì)議，吸引新成員參加，而不是越來越老化的代表群體。

會(huì)議日期選擇：選擇日期很尷尬，因?yàn)樗仨氝m應(yīng)學(xué)術(shù)年，但不幸的是與重大事件沖突，推高了住宿成本。

環(huán)境意識(shí)：提高對(duì)減少國際旅行碳足跡的意識(shí)很重要。

簽證和旅行信息：組織者提供關(guān)于簽證、旅行文件和當(dāng)?shù)亟煌ǚㄒ?guī)的實(shí)用信息很重要。

會(huì)議資助：需要提供高額補(bǔ)助金以幫助與會(huì)者參加國際會(huì)議。

會(huì)議組織挑戰(zhàn)：國際會(huì)議仍然是一個(gè)非常高的優(yōu)先事項(xiàng)，但越來越難以安排。

本地組織委員會(huì)：重要的是有一個(gè)與負(fù)責(zé)會(huì)議的協(xié)會(huì)保持密切聯(lián)系的本地組織委員會(huì)。

與CVB的合作：需要CVB幫助規(guī)劃會(huì)議的社交活動(dòng)，以及尋找各種類型的供應(yīng)商（交通、技術(shù)、印刷等）。

會(huì)議收入變化：盡管年度會(huì)議的總收入顯著增加（75%），但由于翻譯/口譯和混合設(shè)施的額外成本，總收入顯著下降（預(yù)計(jì)幾乎無法實(shí)現(xiàn)盈虧平衡）。

AI技術(shù)應(yīng)用：會(huì)議組織者在網(wǎng)站上使用AI聊天機(jī)器人幫助回答基本問題，以及通過分享目標(biāo)目的地的所有可能的吸引力（包括歷史、文化和旅游吸引力/優(yōu)惠）來激勵(lì)旅行和參與。

會(huì)議地點(diǎn)規(guī)劃：東道城市/國家負(fù)責(zé)規(guī)劃會(huì)議地點(diǎn)，因此不需要咨詢CVB。

會(huì)議趨勢：盡管技術(shù)允許在線參與活動(dòng)，但代表們報(bào)告說他們更愿意親自參加。

這些回應(yīng)提供了對(duì)國際協(xié)會(huì)會(huì)議當(dāng)前狀態(tài)和未來趨勢的深入見解，以及組織者在規(guī)劃和執(zhí)行這些會(huì)議時(shí)面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

關(guān)于調(diào)研

自1985年以來，國際聯(lián)盟（UIA）持續(xù)對(duì)國際協(xié)會(huì)會(huì)議的關(guān)鍵問題進(jìn)行深入調(diào)研，以把握會(huì)議行業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)和國際協(xié)會(huì)的動(dòng)態(tài)需求。這些調(diào)研分別在1985年、1993年、2002年、2009年、2013年、2015年、2018年、2020年、2021年、2022年及2023年進(jìn)行，形成了一個(gè)跨越近四十年的時(shí)間序列。特別值得注意的是，最近四年的連續(xù)調(diào)研，不僅體現(xiàn)了UIA對(duì)國際會(huì)議趨勢分析的重視程度，也反映了在全球化和數(shù)字化背景下，國際協(xié)會(huì)會(huì)議面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇日益增多，需要持續(xù)的關(guān)注和適應(yīng)。這種連續(xù)性的調(diào)研為國際協(xié)會(huì)提供了寶貴的數(shù)據(jù)支持，幫助它們在不斷變化的環(huán)境中做出更加明智的戰(zhàn)略決策，同時(shí)也為會(huì)議行業(yè)的研究者和實(shí)踐者提供了豐富的參考資源。

關(guān)于UIA

國際協(xié)會(huì)聯(lián)盟（UIA）是一個(gè)成立于1907年的組織，由信息科學(xué)先驅(qū)保羅·奧特萊特和諾貝爾和平獎(jiǎng)得主亨利·拉方丹共同創(chuàng)立，旨在促進(jìn)組織間的合作并提供國際協(xié)會(huì)、會(huì)議和全球問題的綜合信息。UIA通過其數(shù)據(jù)庫和研究，為理解全球議題的復(fù)雜性提供工具，并支持國際協(xié)會(huì)的工作，同時(shí)與學(xué)術(shù)界合作，服務(wù)于全球治理和國際合作的領(lǐng)域。